Формирование и хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу – это отдельная группа приказов, которые формируются в отдельное дело, имеют свою нумерацию и систематизируются в  хронологическом порядке по дате их создания.

Данный вид приказов издают по специальной унифицированной форме, в которых предусмотрено заполнение пустых граф. Остальные сведения вписываются в свободной форме, но также по определенным правилам и требованиям.

Приказы по личному составу группируют в дела, выходя из сроков их хранения. Документы долговременного хранения — больше 10 лет и временные документы – меньше 10 лет, не в коем случаи нельзя хранить в одном деле. Приказы о приеме или увольнении, срок хранения которых 75 лет, должны сохраняться в отдельных делах, в отличие от приказов о командировках и ежегодных отпусках, срок хранения которых 5 лет.

При этом, можно разделять на отдельные дела документы с одинаковыми сроками хранения для облегчения их поиска: приказы об отпусках, командировках, и другие. Это допускается в организациях с большим документооборотом. Не стоит забывать, что каждое новое дело необходимо внести в номенклатуру дел.

Сроки хранения приказов строго обозначены в действующем Типовом перечне документов, который последний раз составлялся еще в 2010 году. Кроме этого, сроки хранения определены и в ведомственных перечнях документов. Они полно отражают разнообразие документов в организации.

Приказы личного состава долговременного хранения  передают в архив организации. Их включают составляющими в опись дел личного состава. Остальные приказы по истечению сроков их хранения составляют по установленной форме. Уничтожат документы в организации централизованно. Для этого их включают в сводный акт вместе с другими документами подразделений организации.

Приложения к приказам и сами приказы формируются вместе. Напомним, что отдельно от приказов необходимо поместить их основания. К ним относим: заявления работников, служебные и докладные записки, служебные письма, представления, акты, копии личных документов и другие.

Каждое дело имеет свою обложку. Долговременного срока хранения — приказы по личному составу служат как соответствующие личных дел работников. Формируя дело, необходимо правильно его оформить, так как недооформленные приказы подшивать в дела не допускается.

В дальнейшем делопроизводстве обложка дела приказов личного состава оформляется согласно специальному образцу, где вносятся основные данные по документам, которые составляет дело.