Личная карточка работника и табель учета его рабочего времени

Что являет собой личная карточка сотрудника? Это один из основных документов кадрового учета. Личная карточка ведется и заполняется для всех работников предприятия. Заполняет личные карточки сотрудников кадровый работник, так как больше никто не имеет полномочий лично вносить в карточку любые записи, кроме своей подписи во время первичного ее заполнения, переводе в другой отдел или при увольнении.

Основой для заполнения личной карточки служат: трудовой договор между работодателем и работником, приказ о приеме на работу или найме, наличие паспорта или другого документа, который удостоверяет личность. А также — трудовая книжка нанимающегося сотрудника, обязательное страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, воинские документы для военнообязанных граждан, документы об образовании, квалификация и личные сведения, сообщенные самим работником. В личную карточку вносятся данные о переводе в рамках одного предприятия, о прохождении аттестации и повышении квалификации, с которыми работник ознакомляется под подпись.

Хранение личных карточек сотрудников и других кадровых документов должно быть раздельным и для этого отводится специальное место, ведь личные карточки содержат персональные данные и согласно трудовому законодательству, на них распространяется конфиденциальность и неразглашение. Для карточки сотрудника предусмотрена форма Т-2. Она утверждена соответствующими законодательными актами.

Документ «табель учета рабочего времени» — основной документ, который ведет учет времени, которое фактически отработанно каждым сотрудником. Он необходим для упрощения контроля соблюдения работниками режима рабочего времени, расчета и оплаты трудовой деятельности. Данный документ, как правило, содержит такие основные элементы: табельный номер (отдельный для каждого сотрудника), его инициалы, сведения за каждое число о рабочем времени на протяжении месяца.

В табель вносятся отметки о неявках на работу, неполном рабочем времени, нормированной работе и рабочем дне, как по инициативе самого работника, так и по инициативе его руководителя, сокращенном рабочем дне и другие. Вышеуказанные отметки вносятся на основании оформленных надлежащих образом документов, таких как: листок нетрудоспособности, письменное предупреждение о простое, справка о выполнении общественных или государственных обязанностей. А также на основании письменного согласия сотрудника на сверхурочную работу без нарушения трудового законодательства.

Табель рабочего времени сохраняется лишь в одном экземпляре, обязательно подписывается начальником отдела и соответствующим  работником.  Передается документ в отдел бухгалтерии для начисления зарплаты.