Знаете ли вы, какие документы используются в кадровом делопроизводстве?

Довольно часто работа в кадровом подразделении в некоторых предприятиях находится в запущенном состоянии. Обычно, руководство начинает наводить порядок с документами лишь, когда происходит несчастный случай на предприятии или кто-то из работников подает в суд в надежде восстановить справедливость и свои права. Именно тогда уполномоченные органы проводят на предприятии внутренний аудит, чтобы быстро исправить ошибки и недочеты.

Работа кадровой службы или отдела на предприятии, а соответственно и кадровая документация играет важную роль на пути данной организации к успеху. Ведь эти документы служат основанием для проведения бухгалтерией расчетов заработной платы, льгот, отпускных и других начислений. Поэтому, кадровая документация должна строго соответствовать требованиям действующего законодательства, за нарушение которого возникает большая ответственность.

Кадровую документацию на предприятии условно можно поделить на две огромные группы: документы по заключению трудовых договоров и те, которые возникают с созданием трудовых отношений. К первой группе относятся: документы, которые удостоверяют личность, трудовые книжки (кроме впервые устроившихся работников и работающих по совместительству), страховые свидетельства обязательного государственного пенсионного страхования, документ об образовании, воинские документы (приписное свидетельство, военный билет и другие при наличии таковых), справка об отсутствии или наличии судимости. Ко второй группе можем отнести: локальные нормативные акты (ЛНА) предприятия (обязательные: штатное расписание формы Т-3, внутренние Правила трудового распорядка, инструкции и правила по охране труда), положение о персональных данных сотрудников, обязательство о неразглашении их персональных данных, соглашения о коммерческой тайне предприятия (утверждаются фирмой-работодателем), ЛНА оплаты труда (коллективный договор).

К документам по кадровым функциям относятся: договорные и распорядительные документы,  первичные документы по учету кадров, оплаты труда и рабочего времени сотрудников, информационные, справочные и архивные документы.

Вся кадровая документация разделяется на документы при приеме сотрудников на работу и те, которые создаются и разрабатываются непосредственно в организации. К документам, разработанным в организации, относят, в первую очередь, ЛНА, которые обязательны для исполнения. Это акты не предусмотрены законодательством,  но, тем не менее, разработаны на предприятии для урегулирования трудовой дисциплины. Они включают не только нормы о дисциплине рабочих, но и режим рабочего времени, технику безопасности, производственную санитарию, прием и увольнение работников.